Fontos, minden évben visszatérő kötelezettség hárul azon egyéni és társas vállalkozókra, akik az APEH által engedélyezett pénztárgépeket használnak vagy üzemeltetnek, méghozzá a pénztárgép adatainak kiíratása és megőrzése.

A 24/1995. (XI.22.) PM rendelet 7. paragrafusa (5) bekezdése szerint azon vállalkozások, amelyek az APEH által engedélyezett pénztárgépeket használnak, ki kell íratniuk a memóriaegységen tárolt adatokat, és azt az adó megállapításához való jog elévüléséig meg kell őrizniük. Az adómegállapítási jog az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény 164. paragrafus (1) bekezdése értelmében az adott évről benyújtandó bevallás és/vagy adófizetési kötelezettség esedékessége naptári évének utolsó napjától számított 5 év.

Nem szabad elfelejteni, hogy a kötelezettség 2009. december 31-i dátummal végrehajtandó, vagyis az adatoknak pontosan meg kell egyezniük az akkori záró bevételi adatokkal. A kötelezettség nemcsak az üzemben lévő gépekre, hanem a bármely okból (pl. javítás) kivont pénztárgépekre is vonatkozik.

Az APEH honlapján közzétett tájékoztató szerint a kiíratott listának a következőket célszerű tartalmaznia:

I. Azonosító adatok

> a tulajdonos (használó) neve;

> a tulajdonos (használó) címe;

> a tulajdonos (használó) adóigazgatási azonosító száma (adószáma);

> a stilizált AP jel és a pénztárgép 9 jegyű azonosítószáma.

II. Az adómemória kiíratás adatai

> a kiíratás időszaka, melynek

kezdő időpontja: 2009. január 1. (egyes régebbi típusoknál: 2008. december 31.)

záró időpontja: 2009. december 31., vagy

> amennyiben a pénztárgéppel az előző két dátum nem íratható ki, úgy:

kezdő sorszámként az adóügyi zárás sorszáma 2008. december 31-én,

záró sorszámként az adóügyi zárás sorszáma 2009. december 31-én;

> a RAM törlések száma (azon gépeknél, amelyek programjába beépítésre került);

> a göngyölített forgalom (GRAND TOTAL) összege (az adómemória napi forgalmi összegei együttesen);

> az áfa göngyölített összege (azon gépeknél, amelyeknél az adómemória az áfa összegét kulcsonként tartalmazza).

A kiíratást a vállalkozások önmaguknak, vagy az APEH által jóváhagyott szerviz segítségével végezhetik el.