Az SZJA törvény és a TAO törvény is bizonyos esetekben elismeri a gépjárművek üzemeltetésével kapcsolatos költségeket, ezeknek azonban egyre szigorodó feltételei vannak. Legfőbb feltétel, hogy hivatali, üzleti célra történő használat költségei tekinthetők elismerteknek, bár további feltételeket szab a törvény a magánszemély tevékenységére és jogviszonyára vonatkozóan. Ebben a cikkben a magánszemélyek adókötelezettségét és költségelszámolását vesszük át. A következő részben pedig az egyéni vállalkozók, mezőgazdasági őstermelők, társaságok különös szabályait tekintjük át.

Fogalom-meghatározások

Hivatali, üzleti utazásnak minősül az szja-törvény szerint mindazon utazás, amely a magánszemélynek a feladata ellátása érdekében merül fel, így például:

- a kirendelés, kiküldetés kapcsán felmerült utazás,

- parlamenti képviselő, polgármester, önkormányzati képviselő tisztségével összefüggő utazásai.

FONTOS: a lakóhelyről munkahelyre, telephelyre, székhelyre történő bejárás NEM tekinthető a törvény fogalmazásában üzleti utazásnak, és ilyenformán költségét elszámolni NEM lehet, bizonyos esetekben a munkáltató térítheti, és ez adott, lentebb részletezett összeghatárig adómentes.

Üzemeltetéssel kapcsolatban felmerült költségek

- üzemanyagköltség,

- fenntartási, javítási, felújítási költség.

FONTOS: NEM része az üzemeltetési költségnek:

- úthasználat díja,

- garázsbérleti díj,

- parkolási díj.

Üzemanyagköltség

Az üzemanyagköltség elszámolása a 60/1992. (IV.1.) kormányrendeletben foglalt üzemanyagnorma és az útnyilvántartásban vezetett, üzleti céllal megtett kilométerek száma alapján történhet. Az üzemanyagár esetében alkalmazható az APEH által közzétett hivatalos ár, vagy számla szerinti ár. A választás egyazon negyedéven belül nem változtatható, vagyis nem váltogatható az APEH és a számla szerinti ár, mégha egyik vagy másik esetenként kedvezőbb is lehet.

Az üzemanyagnormával kapcsolatosan érdemes megjegyezni, hogy 2010. január 1-jétől már kétfajta norma kerül meghatározásra: egyrészt gépkocsitípusonként, másrészt lökettérfogat szerint. A választási lehetőség nyitva áll a magánszemély számára azzal, hogy egy adott negyedéven belül csak egyfajta normát választhat.

A kifizető/munkáltató érdekében használt járművek

A magánszemély adott esetben saját gépjárművét is használhatja feladatai ellátása érdekében. Saját tulajdonnal egy tekintet alá esik a házastárs tulajdonában lévő gépjármű is.

A gépjármű tulajdonjogát igazolni is tudni kell, amely a kötelező felelősségbiztosítás befizetésével történik. Az erről szóló bizonylatokat meg kell őriznie a magánszemélynek az elévülési idő leteltéig.

Költségelszámolási módok

A magánszemély költségeinek térítésére a törvény két lehetőséget biztosít:

Útnyilvántartás vagy átalány alapján történő költségtérítés

Az első módszer azon esetekben jelenthet jó megoldást, ha a költségek rendszeresen merülnek fel. Ebben az esetben, akár útnyilvántartás, akár átalány alapján történik a költségtérítés, a magánszemély szempontjából adóköteles jövedelemnek minősül, amellyel szemben költségei az szja-bevallásban elszámolhatók.

A költségelszámolás történhet:

a) APEH üzemanyagnorma vagy tényleges számlák alapján történő elszámolás a fentiek szerint azzal, hogy az APEH norma nem alkalmazható azoknál, akik egyébként a számlák áfa-tartalmát visszaigénylik, esetükben csak tényleges számla alapján számolható el üzemanyagköltség, de ekkor is legfeljebb a kormányrendeletben meghatározott fogyasztási norma vehető figyelembe.

A fenntartási, javítási és fent említett egyéb költségeket csak a hivatali használat arányában lehet figyelembe venni, tehát minden egyes számlaértéket arányosan kell a költségelszámolásban szerepeltetni.

FONTOS: Az útnyilvántartás alapján történő költségelszámolás esetén a magánszemélynek a költségtérítései után cégautó fizetési kötelezettsége keletkezik.

A tételes költségelszámolás esetében, amennyiben a bevételei meghaladják az alább leírt átalányadózás szerinti bevételt, a teljes jövedelem adóköteles jövedelemként adózik az szja rendszerében.

b) Átalány költségtérítés esetén az üzemanyagköltségen felül felmerülő egyéb fenntartási költségek tételes térítése helyett kilométerenként 9 Ft költségtérítésben részesül a magánszemély, és ehhez nem kell számlákat, bizonylatokat gyűjteni. Ez a választás egy egész évre szól, nem változtatható meg, és amennyiben több gépjárművet is használ, minden gépjárműre egyazon módszer érvényes. Az üzemanyagtérítés a fent leírtak szerint történhet.

Tehergépjárművek esetében ez a módszer NEM alkalmazható.

FONTOS: Ebben a költségelszámolási formában a magánszemélynek nem kell szerepeltetnie a bevételeit az adóköteles jövedelmek között.

Kiküldetési rendelvény

A kiküldetési rendelvény két példányban előállítandó, amely tartalmazza:

- a magánszemély nevét, adóazonosító jelét,

- a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát,

- a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát,

- a futásteljesítményt,

- az utazás költségtérítését, az élelmezési költségtérítést,

- valamint ezen költségtérítés(ek) kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.).

A kiküldetés nemcsak munkavállalók esetében alkalmazható, hanem megbízás, tagi, vezető tisztségviselői, választott tisztségviselői jogviszony esetében is.

A költségelszámolás a fentiek szerint történhet, vagyis üzemanyagköltség és a 9 Ft/km átalánydíj elszámolásával (kivéve tehergépjárművek), valamint tételes útnyilvántartás és számla alapján.

FONTOS: Az útnyilvántartás vezetése minden költségelszámolási mód esetében kötelező, alapbizonylata a gépjárművek költségelszámolásának. Alapvetően tartalmaznia kell a következő adatokat:

- gépjármű típusa,

- rendszáma,

- üzemanyagnorma,

- kilométeróra állása az év első és utolsó napján,

- üzleti célból megtett kilométerek és az üzleti cél azonosítására alkalmas adatok (pl. úticél, küldetés célja).

Autópálya-matrica elszámolhatósága

A magánszemély saját vagy bérelt gépjárműjével üzleti célból megtett kilométerek után arányosan számolhat el autópálya-díjat.

Amennyiben a kifizető, munkáltató, külföldi székhelyű jogi személy vagy egyéb szervezet által juttatott bérlet, jegy adómentes természetbeni juttatásnak minősül. Hasonló a helyzet azon gépjárművek arányos úthasználati díjával, amelyet a kifizető biztosít, és a magánszemély magáncélra is használ. A magáncélra történő használat arányát természetbeni juttatásnak kell tekinteni.

Nem adóköteles az az úthasználati díj, amelyet a magánszemély saját gépkocsijára a kifizető vásárol meg, még az a rész sem, amely magáncélú használatnak minősül.

Munkába járás költsége

Bizonyos esetekben van mód költségtérítésre, ha a munkavállaló lakóhelye a munkavégzés helyétől eltérő helység. Ez nemcsak saját gépkocsival rendelkező munkavállalóknak, hanem bárkinek adható. Mozgáskorlátozott munkavállalók esetében további engedmény, hogy akkor is adható, ha a munkahely és a lakóhely egyazon közigazgatási területen van.

Az így kapott térítés adómentes, amennyiben nem haladja meg a munkában eltöltött napokra a munkahely és lakóhely közötti oda-vissza távolságra kilométerenként számolt 9 forintot. Ezenfelül azonban adott egyéb térítés adómentes jövedelemnek tekintendő a magánszemély szja-bevallásában. Cégautó adó alól azonban mentesül a juttatás.

Kötelező a 9 Ft/km költségtérítés, ha:

- a munkavállaló állandó vagy ideiglenes lakóhelye és munkahelye között nem közlekedik tömegközlekedési eszköz;

- a munkavállaló munkarendje miatt tömegközlekedési eszközt nem vagy csak hosszú várakozással tudna igénybe venni;

- a munkavállaló mozgáskorlátozottsága miatt nem képes tömegközlekedési eszközzel közlekedni.